¿Cómo ser productivo cuando te pasas la vida yendo y viniendo? ¿Cómo sacar tiempo cuando tienes salidas, reuniones, visitas y comidas?
Uno o dos días antes de cada día (fuera) estudio la foto de la jornada que me espera: horarios de las reuniones, a qué sitios voy y dónde están, tiempo aproximado de desplazamiento (siendo siempre cauto), incluso en qué me voy a mover (si voy en taxi puedo hacer mucho; en metro un poco más complicado).
La idea es detectar huecos entre citas, ya que esos espacios libres son una oportunidad que puedo debo aprovechar. Así que decido por adelantado qué voy a hacer en cada hueco. Por ejemplo: «Entre estas citas tengo media hora libre. Voy a aprovechar ese rato para trabajar desde una cafetería próxima y terminar la propuesta para un nuevo curso in-company».
Para favorecer esos “huecos”, lo que hago es dejar margen entre visita y visita, entre reunión y reunión. Vamos, los fuerzo. De este modo, si pasa algo o la cosa se alarga, podré moverme sin agobios. Y si no pasa nada, podré aprovechar el tiempo.
Siempre bajo cualquier pretexto, evito las salidas a primera hora de la mañana. Principalmente por dos motivos:
Yo recomiendo poner las citas a partir de las 11:00-11:30. De esta manera, seguirás teniendo salidas, visitas y reuniones, pero a una hora donde te harán menos daño.
(Muy relacionado con lo anterior.) Si un día tengo peregrinaje con citas, eventos o recados, da igual si empiezo la jornada en mi casa o en un hotel. Siempre hago dos tareas Clave antes de salir. O una sola, si es que es muy voluminosa o compleja. Porque el tiempo, pausa, creatividad e intensidad que requieren estas tareas, no lo voy a poder encontrar una vez que ponga un pie en la calle. Si mi tiempo de calidad, que cada día necesito encontrar para hacer tareas importantes, lo invierto en ir y venir, ¿cuándo voy a avanzar de verdad en mis proyectos?
El día siempre te regala pequeños espacios de tiempo con los que no contabas en tu planificación original. Ratos de 5, 10 ó 14 minutos que puedes debes aprovechar para adelantar cosas, aunque uno esté alejado de su mesa.
Lo que hago yo en esos ratos es echar mano de una serie de tareas que se prestan para esos rincones: o bien hago tareas para ese día que detecto antes en mi planificación, o bien tareas que repito todos los días. Cosas como:
(Aprovechar y exprimir al máximo los Rincones del Día, es uno de los secretos mejor guardados de la Gestión Personal. Y no sólo para los que trabajan yendo y viniendo. Para todo el mundo.)
Es muy muy raro que termine la jornada con una visita, reunión o salida. De hecho, lo evito tanto como empezar el día con ellas. Para aquéllos que se pasan el día yendo y viniendo siempre recomiendo cerrar el día en una mesa. Reserva la última hora para tener una reunión contigo mismo. De modo que puedas concluir disfrutando de un rato “tranquilo” en el que poder hacer ciertas tareas que en movimiento es más complicado hacer, como por ejemplo planificar el trabajo del día siguiente o preparar las importantísimas tareas con las que empezarás mañana.
Pero, ojo, no a costa de alargar la jornada. La idea no es regresar a las 20:00 y pasarte hasta las 21:30 respondiendo correos. Hay que garantizar el buen descanso. De hecho, el terminar “quieto” en un sitio te permitirá ir rebajando el nivel de actividad, preparándote para el importante descanso que te has ganado.
Aunque explícitamente no he hablado de ello, en todo esto de trabajar yendo y viniendo la Tecnología juega un papel cada vez más determinante. Nos ayuda. Siempre y cuando que tengas unos buenos hábitos. Por eso yo prefiero hablar de ellos. Son el centro del universo productivo.